Contratar wedding planner en San Miguel de Allende no es un lujo, es una decisión estratégica. En una boda destino con proveedores locales, clima impredecible y 150 invitados viajando desde distintas partes del país, un planner experimentado ahorra entre 15% y 30% del presupuesto total en negociaciones, evita errores logísticos que pueden costar más que sus honorarios, y libera a la pareja para vivir el proceso en lugar de trabajar durante meses.
Esta guía cubre todo: qué hace un planner, cuánto cobra, cómo se dividen los servicios, los profesionales top de San Miguel de Allende y cómo entrevistar antes de firmar.
Qué hace exactamente un wedding planner
Hay 3 niveles de servicio, y entenderlos evita confusiones al pedir cotizaciones.
1. Coordinación del día del evento (Day Coordinator)
El planner aparece 2-4 semanas antes solo para coordinar el día de la boda. La pareja planeó todo (venue, catering, decoración), pero el día de la boda alguien tiene que ejecutar la agenda minuto a minuto.
**Incluye típicamente:**
- Reunión de coordinación 2 semanas antes con timeline minuto a minuto
- 1 visita al venue previa al evento
- Supervisión del montaje el día del evento
- Coordinación de todos los proveedores durante la celebración (10-14 horas)
- Asistente(s) adicional(es) en los momentos críticos
- Resolución de imprevistos (lluvia, atraso de proveedor, invitado perdido, etc.)
Proveedores recomendados en San Miguel de Allende
Verificados, con calificación 4+ en Google y cashback automático para tu boda.
**Costo típico en SMA 2026:** $35,000 a $70,000 MXN.
**¿Para quién es?** Parejas que les gusta planear y ya cotizaron/contrataron todo pero quieren soltar el día del evento.
2. Planeación parcial (Partial Planning)
El planner entra 3-6 meses antes del evento, cuando la pareja ya contrató los grandes (venue, catering, fotografía) pero faltan los medianos (decoración, música, papelería) y toda la logística de invitados.
**Incluye:**
- Todo lo del Day Coordinator
- Selección y contratación de 4-6 proveedores restantes
- Diseño de logística de invitados (transporte, hospedaje, itinerario)
- Gestión de RSVP
- Papelería y programa de evento
- Coordinación previa con proveedores contratados
- 2-3 reuniones presenciales adicionales
**Costo típico:** $80,000 a $160,000 MXN.
**¿Para quién es?** Parejas que empezaron pero se vieron rebasadas por el volumen de decisiones en los últimos meses.
3. Planeación completa (Full Planning)
El planner toma el proyecto desde cero. La pareja solo da presupuesto, fecha objetivo y estilo general. El planner hace todo lo demás.
**Incluye:**
- Todo lo anterior
- Propuesta y selección del venue
- Cotización y contratación de todos los proveedores
- Diseño conceptual del evento (mood boards, paleta, estilo)
- Gestión completa del presupuesto y pagos
- Acompañamiento emocional durante 12-18 meses
- Gestión de invitados internacionales (vuelos, visas, hospedaje)
- Coordinación de eventos previos y posteriores (welcome dinner, brunch, post-wedding)
**Costo típico:** $150,000 a $400,000 MXN.
**¿Para quién es?** Parejas que viven lejos, no tienen tiempo, o quieren una boda de alto nivel sin asumir la carga operativa.
Cuánto vale realmente cada nivel
El secreto que no te dicen: los wedding planners top ganan una segunda comisión además de sus honorarios, del 10-15% de cada proveedor que contratan. Esto NO es mala práctica — es cómo funciona la industria — pero impacta a favor de la pareja porque:
- El planner tiene precios negociados de volumen con cada proveedor
- La pareja paga menos de lo que pagaría contratando directamente
- Lo ahorrado suele compensar los honorarios del planner
**Ejemplo real:** una pareja contrató planner por $120,000 MXN para boda de 180 invitados. Sin planner, cotizaciones sumaban $1,850,000 MXN. Con planner (mismos proveedores, mismas calidades): $1,580,000 MXN. Ahorro neto: $270,000 MXN - $120,000 honorarios = **$150,000 ganancia neta** al contratar planner.
Los planners con mejor reputación en San Miguel de Allende
Lista ordenada alfabéticamente para no implicar ranking (cada uno es bueno para diferentes estilos):
**Cha Wedding Planners** — Belén Garduño. Especialidad: bodas destino con estilo tradicional mexicano contemporáneo. Clientes típicos: parejas latinoamericanas. Rango: $120,000 a $300,000 MXN.
**Karla Casillas Events** — Karla Casillas. Especialidad: bodas de lujo internacional y celebridades. Planeación full en inglés. Rango: $250,000 a $600,000 MXN. Reserva 18-24 meses antes.
**Bodas México by Sandra Serrano** — Sandra Serrano. Especialidad: diseño floral integrado con planeación. Si te importa mucho el look visual, aquí. Rango: $180,000 a $400,000 MXN.
**Sofía Gamboa Weddings** — Sofía Gamboa. Especialidad: bodas destino boutique, 80-150 invitados, estilo editorial. Rango: $140,000 a $350,000 MXN.
**Alejandra Camacho** — freelance experimentada. Ofrece day coordination y partial. Rango: $40,000 a $120,000 MXN. Ideal si tu presupuesto es más ajustado.
**Destination SMA Weddings** — agencia, varios planners en equipo. Especialidad: bodas con 200+ invitados e invitados de EU. Rango: $200,000 a $500,000 MXN.
Precios 2026 orientativos — cada uno cotiza según fecha, número de invitados y complejidad.
Cómo entrevistar antes de contratar
Agenda videollamada de 30-45 min con 3 planners. Nunca contrates al primero. Preguntas que revelan mucho:
1. **"¿Cuántas bodas en SMA hiciste en los últimos 12 meses?"** — Menos de 6 es red flag (falta práctica local). Más de 20 puede significar que estarás con una asistente, no con el planner senior.
2. **"¿Qué proveedores siempre recomiendas tú, no yo?"** — Si menciona 2-3 del mismo nombre, probablemente recibe comisión estándar. No es malo pero quieres saber.
3. **"¿Qué pasa si el día del evento tú no puedes asistir?"** — Deben tener protocolo claro. Equipo de respaldo, quién coordina, quién llama. Si improvisa, riesgoso.
4. **"Mándame el contrato tipo que firmas con parejas."** — El contrato te dice más que 10 reuniones. Qué cubre, qué no, cancelación, reembolsos, cláusulas de fuerza mayor.
5. **"¿Me compartes 2 referencias de bodas tuyas del último año?"** — Que te pasen contacto de pareja reciente. Hablar 15 min con ellas revela todo.
6. **"¿Cuál es tu experiencia con invitados internacionales?"** — Si no has tenido boda con 30%+ invitados de EU/Europa, es diferente mundo.
7. **"¿Cómo manejas el presupuesto y los pagos a proveedores?"** — ¿Ellos pagan con tu dinero y rinden cuentas? ¿O tú pagas directo? Definición clave.
Banderas rojas que debes evitar
- **No tiene contrato tipo.** Huye.
- **Pide 80%+ por adelantado.** Lo estándar es 30-50% al firmar.
- **No te muestra portafolio real con parejas.** Solo fotos de stock o "confidencialidad".
- **Promesas garantizadas tipo "tu boda perfecta 100%".** Nadie puede garantizar eso.
- **No tiene seguro de responsabilidad civil.** Un evento sin seguro es riesgo tuyo.
- **No quiere que hables con ex-clientes.** Siempre hay excusas. Mala señal.
- **Te presiona para firmar esa semana.** Un planner bueno NO necesita urgencia.
El calendario típico si contratas Full Planning
**12 meses antes:** firma contrato + presupuesto cerrado + fecha confirmada + venue contratado.
**10 meses antes:** catering, fotógrafo y videógrafo contratados.
**8 meses antes:** diseño conceptual finalizado, decoradora y floristas contratadas.
**6 meses antes:** invitaciones enviadas, música y entretenimiento contratado, hospedaje en bloque negociado.
**4 meses antes:** RSVP en flujo, menú final degustado y aprobado, papelería impresa.
**2 meses antes:** timeline detallado, pruebas de peinado/maquillaje, transporte de invitados logístico.
**1 mes antes:** confirmación final de proveedores, agenda minuto a minuto circulada.
**1 semana antes:** el planner visita venue, confirma montaje, tú desconectas del estrés.
Cómo trabaja un planner con Katible
Los planners no reemplazan una plataforma de reservas — la usan. Cuando un planner trabaja con pareja que tiene CódigoBoda de Katible, coordina que los hoteles, traslados y experiencias que él recomienda sean reservados con ese código. La pareja recibe cashback automático, el planner no pierde comisión (porque negocia con proveedores distintos), y los invitados tienen experiencia unificada.
Preguntas frecuentes
**¿Cuándo debo contratar planner?**
12-18 meses antes si quieres full planning. 6 meses antes si partial. 2 meses antes para day coordination. Para fechas populares (octubre, noviembre, diciembre) los top están reservados con 12 meses.
**¿Vale contratar planner para bodas de menos de 100 invitados?**
Sí. Las bodas pequeñas a veces son más complicadas que las de 200 — todo más íntimo, todo más detalle, todo más notable si algo sale mal. El costo del planner baja proporcionalmente.
**¿Puedo contratar planner de CDMX para boda en SMA?**
Sí, pero prefiere los que ya trabajaron en SMA 5+ veces. El conocimiento de proveedores locales y relaciones con haciendas es irreemplazable. Planner foráneo sin experiencia SMA = doble trabajo y riesgo.
**¿Qué pasa si no me llevo con el planner a los 3 meses?**
Lee el contrato. Los buenos incluyen cláusula de "cambio de coordinador dentro del equipo" o reembolso parcial en caso de incompatibilidad. Firma antes eso.
**¿Pagar por transferencia o con tarjeta?**
Transferencia bancaria con recibo fiscal es estándar. Tarjeta de crédito te da protección contra cargos pero suma 3-4% que el planner cobra. Usa tarjeta si no confías 100%, transferencia si sí.
Próximo paso
Si estás en etapa de entrevistar planners, en Katible están conectados con los principales wedding planners verificados de San Miguel de Allende. Pide cotizaciones comparables y decide sin presión.
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