Votre lieu dispose d'une coordinatrice. Cela ne signifie pas que vous ayez une wedding planner.

Votre lieu dispose d'une coordinatrice. Cela ne signifie pas que vous ayez une wedding planner.

Le lieu vous a dit qu'il inclut une coordinatrice, c'est vrai : il l'inclut. Ce qu'on ne demande presque jamais lors de cette visite, c'est ce que ce poste couvre exactement — et c'est là que naît la confusion la plus coûteuse de cette catégorie : supposer que ce travail et celui d'une wedding planner sont les mêmes.

La réponse courte

Sous le nom « wedding planner » cohabitent quatre services distincts, et la coordinatrice que votre lieu inclut est le premier : elle résout le lieu, pas votre mariage entier. Les trois autres sont la coordination du jour, la planification partielle et la planification complète. La question utile n'est pas de savoir si contracter une planner, mais laquelle des quatre portées couvre ce qui vous manque. Demander des devis sans définir cela fait que les chiffres ne peuvent pas être comparés entre eux.

Les quatre services qui se confondent entre eux

Preque tout le malentendu naît ici. Le mot « coordination » s'utilise pour quatre missions distinctes :

La distinction qui coûte le plus à ignorer est la première. La coordinatrice du lieu travaille pour le lieu, et c'est exactement ce qui la rend précieuse : elle connaît le lieu mieux que quiconque et résout ce qui se passe à l'intérieur. Votre fleuriste, votre DJ, votre photographe et le transport de vos invités ne font pas partie de sa mission. Dans un mariage avec huit prestataires externes, ce qui reste dehors est une bonne partie du jour.

Les quatre sont des travaux légitimes et les quatre se facturent différemment. Demander trois devis sans dire lequel vous voulez est la façon la plus rapide de recevoir des chiffres qui ne peuvent pas être comparés.

Quoi vérifier avant de contracter

Comment elle facture, et que ce soit écrit. Il y a trois modalités habituelles — tarif fixe, pourcentage du budget total et paiement par mariage coordonné — et aucune n'est meilleure que les autres : elles changent dans comment se comparer. Avec tarif fixe, vous comparez les nombres directement. Avec pourcentage, convenez dès le début sur quelle base elle se calcule et ce qui se passe si le budget bouge, pour que le chiffre final ne dépende pas d'une interprétation à mi-chemin.

S'il y a des commissions de prestataires, qu'elles soient dans le contrat. C'est une pratique habituelle de l'industrie et fait partie de comment se structurent beaucoup de services. Tout ce que nous demandons ici est la transparence contractuelle : que le document dise s'il en existe et comment elles fonctionnent, comme le reste. C'est une question administrative, on la pose à la première réunion, et une professionnelle y répond sans problème.

Combien de mariages elle a ce week-end. Travailler avec une équipe est la façon normale d'opérer à une certaine échelle. Ce qui convient de savoir est qui de cette équipe sera au vôtre, et le connaître avant le jour.

Ce qui se passe si elle tombe malade. Demandez qui la remplace et si cette personne connaît déjà votre mariage. C'est la question que personne ne pose et celle qui rassure le plus quand elle a une réponse.

Avec quels prestataires elle a travaillé dans votre lieu. Une planner qui a déjà travaillé dans votre venue connaît ses restrictions, ses délais de montage et ses équipes. Cela vaut plus qu'un beau portfolio d'une autre ville. Si vous n'avez pas encore choisi le lieu, les restrictions du venue sont exactement ce qu'il convient de vérifier avant de contracter quelqu'un d'autre.

Quand la coordination du jour suffit

La coordination du jour c'est aussi contracter une planner : c'est la portée la plus réduite des trois professionnels, et dans ces cas c'est celle qui rend le plus. Notre critère, et nous le disons comme notre critère et non comme une règle du marché :

• Liste de moins de soixante personnes.
• Mariage dans la ville où vous vivez.
• Moins de cinq prestataires externes.
• Lieu avec sa propre coordinatrice, et vous avez déjà demandé exactement ce qu'elle couvre.
• Quelqu'un du couple disponible en semaine pour les appels et les visites.

Si quatre des cinq conditions sont remplies, la portée qui vous rendra le plus de services est la coordination du jour. Demandez-le ainsi et comparez-le entre trois candidates : c'est la même professionnelle, avec la mission ajustée à la taille de votre mariage.

Quand la planification complète est conseillée

Avec le même critère, à l'inverse. Ici la portée courte devient insuffisante :

• Mariage destination, même si c'est au Mexique — là le travail de la planner est différent, et nous le détaillons dans ce que fait une planner dans un mariage destination.
• Plus de cent invités arrivant de plusieurs villes.
• Huit prestataires externes ou plus.
• Aucun des deux n'a de disponibilité en semaine.
• Lieu sans coordinatrice propre, ou avec un montage complexe.

Le verdict

Contracter une planner n'est pas un signe que le mariage est grand. C'est une décision sur quelle portée vous avez besoin. La coordination d'un mariage est toujours portée par quelqu'un : soit une professionnelle avec la mission écrite, soit vous deux à onze heures du soir du vendredi précédent. Ce qui se choisit n'est pas s'il y a coordination, c'est combien d'elle reste entre les mains de celui qui sait la faire.

Et contracter tard enlève de la valeur au service que vous payez : une planification complète rend quand elle entre à temps pour influencer les décisions, pas quand elle arrive pour exécuter celles qui ont déjà été prises sans elle. Si vous êtes en retard, définissez la portée que vous pouvez toujours tirer profit et contractez celle-ci.

L'étape suivante

Avant de demander le premier devis, définissez deux choses par écrit : laquelle des quatre portées vous voulez et quel est votre budget total de mariage. Avec ces deux phrases, trois devis deviennent comparables. Sans elles, ils ne le sont pas.

Et commencez par la question la moins chère de toutes, car elle peut changer les trois autres : appelez votre lieu et demandez par écrit ce que sa coordinatrice couvre et ce qu'elle ne couvre pas. Ensuite demandez la même chose aux trois candidates : portée par écrit, forme de facturation, calendrier des paiements, combien de mariages elle a ce week-end et qui la remplace si elle fait défaut. Si vous allez l'organiser à distance, le guide étape par étape indique à quel moment entre chaque décision.

Questions fréquemment posées

La coordinatrice de mon lieu remplace-t-elle une wedding planner ?

Elle remplace une partie, pas tout. La coordinatrice du lieu résout ce qui se passe à l'intérieur du lieu — montage, personnel du lieu, horaires propres — et ce travail est réel et est inclus. Ce qui normalement reste dehors sont vos prestataires externes. Demandez par écrit ce qu'elle couvre avant de décider si vous avez besoin de quelque chose d'autre.

Combien charge une wedding planner au Mexique ?

Cela varie selon la modalité — tarif fixe, pourcentage du budget ou paiement par mariage — et surtout par portée. La façon utile de la comparer n'est pas le prix : c'est demander à chaque candidate la même portée par écrit et voir ce que chaque nombre inclut.

Quelle est la différence entre planner et coordinatrice du jour ?

La coordinatrice du jour exécute un plan qui existe déjà, normalement dans les dernières semaines. La planification construit ce plan dès avant. Contracter une portée en croyant en contracter une autre est le malentendu qui coûte le plus cher dans cette catégorie, et se prévient en écrivant la portée dans le contrat.

Comment comparer trois devis de wedding planner ?

En égalisant la portée avant de les demander. Dites aux trois laquelle des quatre portées vous voulez, quel est votre budget total et combien de prestataires externes il y a. Avec ces trois données égales, les différences entre les devis cessent d'être de format et commencent à être de contenu.

Où intervient Katiblé

Chez Katiblé vous pouvez voir des planners avec leur fiche et leur contact direct, et écrire à plusieurs avec la même portée pour que les devis soient comparables. Trois profils publiés aujourd'hui, dans des villes distinctes :

• Chorcha, à Querétaro.
• Destimex, à Mexico.
• Perfect Match, à Guanajuato.

Si votre mariage est dans une ville où vous ne vivez pas, commencez par là : la coordination à distance est juste le cas où une planner se paie toute seule. Deux guides avec le détail local : planners à Querétaro et planners à San Miguel de Allende.